A conciliação de recebíveis é o processo que permite às empresas verificarem se todos os valores vendidos foram devidamente recebidos. Consiste em gerenciar, analisar e controlar as movimentações e informações como valores, prazos, taxas e parcelas, relacionados aos valores a receber, principalmente as vendas em cartão.
Algumas empresas ainda usam sistemas legados ou sem integração e alguns gestores, por questões de custos, optam por não utilizar sistemas especializados para simplificar o processo de conciliação, o que pode torná-lo mais difícil. No entanto, há boas práticas que podem ajudar a tornar o processo de conciliação de recebíveis mais fácil.
Caso você não esteja familiarizado com o assunto, recomendamos a leitura do artigo sobre o tema em nosso blog antes de prosseguir.
Neste artigo, apresentamos algumas sugestões para ajudar na conciliação de recebíveis e como realizar o processo manualmente. Serão fornecidos exemplos e conceitos importantes para entender o extrato de recebíveis, bem como a diferença entre data de pagamento e data de operação. O objetivo final é garantir que todos os valores provisionados tenham sido devidamente depositados e verificar se houve divergências nos valores, entrando em contato com o suporte se necessário.
Como conciliar seus recebíveis
Após ler o artigo em nosso blog sobre o que é e como funciona a conciliação de recebíveis, você já conhece os conceitos fundamentais para realizar a conciliação de seus recebíveis. Neste tutorial, faremos a conciliação de forma manual, visto que em cada sistema há diferentes maneiras de realizar o mesmo processo. Por isso, verifique com o suporte do seu ERP/conciliador de cartões como é realizado esse processo.
O primeiro passo para iniciar o processo é ter clareza sobre os prazos de recebimento e as taxas envolvidas nas transações. Temos um artigo em nossa base de conhecimento que demonstra como você pode ver as taxas e prazos aplicados ao seu negócio aqui na Planne.
Após verificar as taxas e prazos, é importante checar qual é o valor das vendas que foram geradas no período consultado. Neste exemplo, usaremos o dia 20 de março de 2023. Para verificar o total de vendas geradas em um dia, vá em “Relatórios” > “Exportar vendas”. Selecione vendas confirmadas, estornadas e contestadas.
Caminho: Login > Relatórios > Exportar vendas
Gerado o relatório de vendas, podemos confirmar o montante do valor vendido na data escolhida. No nosso exemplo, o valor bruto é de R$2.000,00 e líquido de R$1.890,00. Após confirmar o valor da venda, é necessário verificar se todas as vendas geraram recebíveis. Para isso, acesse o menu “Financeiro ” e depois a opção “Extrato”. Em seguida, filtre o dia analisado por data de operação.
Caminho: Financeiro > Extrato
- Crédito: refere-se a entrada de valores, um crédito pode ser qualquer entrada independentemente do método de pagamento (cartão de crédito, de débito ou Pix);
- Estorno: refere-se ao débito relativo ao estorno de crédito independentemente do método de pagamento;
- Chargeback: trata-se de contestações feitas por parte dos clientes, para saber mais clique aqui.
Outro conceito fundamental de se entender é a diferença entre data de pagamento e data de operação:
- Data de pagamento: data em que os recebimentos estão previstos para serem liquidados;
- Data de operação: data em que as transações, cancelamentos e chargebacks foram gerados (equivalente a data de competência). Podemos considerar a data de operação como a data da venda no caso da geração das operações de crédito, entretanto, é importante notar que o conceito de data de operação é mais amplo e contempla o fato gerador das ações. Por exemplo, uma venda realizada no dia 01/02/2023 e cancelada no dia 05/02/2023 vai aparecer em dois dias distintos (01/02/2023 - Crédito e 05/02/2023 - Estorno).
Para saber mais sobre o extrato de recebíveis acesse o nosso artigo sobre o tópico.
Confirmado que os valores de vendas e recebíveis são compatíveis, está na hora de realizar o lançamento em seu ERP e/ou controle financeiro, e para isso você pode fazer de duas maneiras diferentes: de forma agregada ou de forma unitária (esta última mais precisa, porém, mais trabalhosa quando estamos falando de lançamentos manuais), conforme pode ser visto nas tabelas abaixo:
Recebíveis agregados
Recebíveis unitários
Finalizado os lançamentos em seu ERP e/ou controle, a próxima etapa é a própria conciliação em si, ou seja, verificar se todos os valores provisionados foram devidamente depositados. É importante verificar se todos os recebimentos previstos foram de fato depositados e se não houve divergências nos valores (caso tenha divergência de valores, por favor, contate o suporte da Planne).
Observação: valores referente aos débitos por efeito de contrato, de acordo com a Resolução no 4.734/2019 e a Circular no 3.952/2019 do BACEN, não refletem no extrato de recebíveis. Caso queira saber mais sobre as regulamentações do BACEN, clique aqui.
Claro que existem métodos de conciliação mais robustos e detalhados, porém, o processo descrito acima tem todas as características necessárias para que se tenha um excelente controle financeiro de seus recebíveis, além de ser simplificado.